Breng je eigen laptop met Office-licentie mee!
Deel 1: Excel voor payroll en HR: basis - Slimmer en sneller lonen berekenen en rapporteren
- Shortcuts + tips & tricks:
- Handige sneltoetsen en tips om efficiënter te werken in Excel. Bijvoorbeeld snel selecteren van grote datasets met medewerkersgegevens, zoals namen, looninformatie of verlofdata. Je bespaart tijd en vermindert de kans op fouten.
- Voorwaardelijke opmaak:
- Krijg in één oogopslag belangrijke informatie te zien, zoals medewerkers die bijna hun anciënniteitsbonus bereiken of een tijdelijk contract heeft dat binnenkort afloopt. Je kan makkelijk prioriteiten stellen en actie ondernemen.
- Cellen samenvoegen
- Leer cellen samenvoegen om gegevens overzichtelijker weer te geven. Combineer bijvoorbeeld voornaam en achternaam in één cel voor duidelijkere rapportering. Handig om loonoverzichten op te stellen.
- Rekenen met datums
- Bereken een opzegtermijn of de duur van een moederschapsrust. Makkelijk om vervangingen te plannen en je hebt een duidelijk overzicht van de personeelsbezetting op specifieke momenten.
- Omrekenen van decimalen naar uren (arbeidstijd)
- Bereken de arbeidstijd in verschillende formaten, bijvoorbeeld om 7,5 uur om te zetten naar 7 uur en 30 minuten. Essentieel voor een correcte loonberekening en om zeker te zijn dat gewerkte uren goed worden geregistreerd.
- Opmaak van datavelden
- Zorg ervoor dat data in eenzelfde formaat staan zoals bijvoorbeeld rijksregisternummers. Dit helpt bij het naleven van de wettelijke vereisten en voorkomt administratieve fouten bij rapporteringen naar bijvoorbeeld het sociaal secretariaat.
- Uitgebreid filteren
- Filter snel op specifieke looncodes, zoals overuren of maaltijdcheques, om na te gaan welke medewerkers specifieke voordelen ontvangen. Je bespaart tijd bij het opstellen van rapporten en krijgt snel inzicht in de kostenstructuur.
- Gebruik van basiswiskunde ($ + afronden)
- Voer loongerelateerde berekeningen uit, zoals het omrekenen van uurloon naar maandloon of het berekenen van vakantiegeld op pro rata basis voor medewerkers die halverwege het jaar gestart zijn. Cruciale vaardigheden om lonen correct te berekenen.
- Redenering achter basisformules
- Leer hoe je met de ALS-functie voorwaarden kunt instellen voor automatische acties. Bijvoorbeeld, als een medewerker langer dan vijf jaar in dienst is, heeft hij of zij recht op een extra bonus. Dit automatiseert processen en zorgt voor consistente loonverwerking.
Deel 2: Excel voor payroll en HR: expert - Automatiseren en rapporteren als een pro
- Geneste/samengestelde functies
- Combineer verschillende functies om complexe berekeningen uit te voeren. Bijvoorbeeld om te bepalen of iemand lang genoeg in dienst is om recht te hebben op ecocheques. Zo kan je automatisch en foutloos voordelen toekennen.
- X zoeken
- Voeg gegevens uit meerdere Excel-bestanden samen, bijvoorbeeld om urenlijsten van verschillende afdelingen in één bestand te combineren. Zo voorkom je dat je handmatig data moet overzetten en je bespaart veel tijd, terwijl het risico op fouten afneemt.
- Draaitabellen voor rapportering
- Gebruik draaitabellen om overzichtelijke rapporteringen te maken, zoals ziekteverzuim per afdeling, de verdeling van leeftijdsgroepen of het aantal FTE per functiecategorie. Draaitabellen helpen om snel data te analyseren en duidelijke rapporten te genereren om aan het management voor te leggen.
- Datavalidatie
- Stel datavalidatie in om invoer te standaardiseren. Bijvoorbeeld om keuzeopties voor afwezigheid (zoals ziekte, vakantie, onbetaald verlof) in te stellen, zodat alle medewerkers dezelfde opties selecteren. Dit zorgt voor uniforme gegevensinvoer en maakt rapporteren makkelijker.
- Mailmerge
- Leer hoe je mailmerge gebruikt om snel gepersonaliseerde documenten te genereren, zoals addenda bij arbeidscontracten of attesten voor de vakbond. Je maakt documenten verzenden een pak efficiënter, vooral als je met grote groepen werknemers werkt.
Aanpak
De opleiding is interactief en klassikaal, met een klein beetje theorie, maar vooral gericht op zelf oefenen. Je werkt actief in Excel om de aangeleerde technieken direct toe te passen op HR- en payrollsituaties.
Breng je eigen laptop met Office-licentie mee!
